ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА В 2023 ГОДУ КАК НАПИСАТЬ?

Содержание
  1. Пишем официальное письмо в организацию
  2. Разновидности деловых писем
  3. Правила оформления
  4. Образец с продольным бланком
  5. Как отправить письмо
  6. Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
  7. Общие требования к письмам
  8. Структура документа
  9. Составление письма по ГОСТ
  10. В каких случаях пишется
  11. Как составить письмо-просьбу
  12. Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
  13. Чем отличается официальное письмо от обычного
  14. Подробнее о реквизитах
  15. Типы информационных писем
  16. Общие требования ко всем письмам
  17. Чего следует избегать
  18. Как сформировать официальное письмо
  19. Деловое письмо — что это?
  20. Образец официального делового письма
  21. Деловое письмо на английском языке с переводом (образец оформления)
  22. Деловое письмо о сотрудничестве (образец оформления)
  23. Деловое письмо — просьба (образец оформления)
  24. Гарантийное деловое письмо (образец оформления)
  25. Письмо партнерам (образец оформления)
  26. Письмо обращение (образец оформления)
  27. Письмо руководителю (образец оформления)
  28. Письмо в компанию (образец оформления)
  29. Письмо контрагенту (образец оформления) (автору — краткое описание, что это и описание оформления)
  30. Правила написания делового письма
  31. Структура делового письма
  32. Виды деловых писем
  33. Основные ошибки в оформлении делового письма
  34. Какие деловые письма бывают
  35. Кто должен выступать в роли автора письма
  36. Общие правила написания деловых писем
  37. На что обращать внимание при составлении письма
  38. Чего нельзя допускать в деловом письме
  39. Деловое письмо – что это?
  40. Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)
  41. Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)
  42. Деловое письмо – просьба (+образец оформления)
  43. Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)
  44. Письмо партнерам (+образец оформления)
  45. Письмо обращение (+образец оформления)
  46. Письмо руководителю (+образец оформления)
  47. Письмо в компанию (+образец оформления)
  48. Письмо контрагенту (+образец оформления)
  49. Правила написания делового письма в 2023 году

Пишем официальное письмо в организацию

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф. Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.

В каких случаях пишется

Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба.

Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач.

Как составить письмо-просьбу

Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:

Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).

Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.

Надо знать: требования к оформлению документации

Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями

Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.

ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101

Генеральному директору ООО «Звезда»

456789, пр. Замечательный, д. 3

Генерального директора ООО «Ppt.ru»

Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023

Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.

Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.

За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.

Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.

Генеральный директор П. П. Петров

Исп. П.П. Пэпэтэшина

Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.

Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.

Главе государственной администрации

от Пэпэтэшина П. П.,

Проживающего по адресу: Садоводство-1

Иваново г., участок 87

Уважаемая Наталья Петровна!

Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.

Приложение: фото на 3 листах.

10.04.2023 П. П. Пэпэтэшина

Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.

Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.

Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь в виду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Деловое письмо — что это?

Деловое письмо — это документ деловой переписки, с помощью которого участники различных бизнес-процессов могут взаимодействовать между собой.

Такие документы позволяют устанавливать партнерские отношения, договариваться о сотрудничестве, оперативно решать возникающие вопросы и так далее.

В официальных письмах важно придерживаться профессиональной этики, выражаться лаконично и четко, а также грамотно и корректно составлять их текст, указывая все необходимые сведения. Это повысит уровень вашего профессионализма вас в глазах клиентов и партнеров, поможет налаживанию контактов с ними.

Также стоит помнить, что некоторые официальные письма имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательств в судах.

Образец официального делового письма

Вне зависимости от типа делового письма можно выделить общую, универсальную структуру составления письма, его шаблон:

Крупные организации могут иметь собственные образцы деловых писем, в которых содержится фирменный логотип, название и уже вписаны реквизиты.

Типовой же образец делового письма выглядит следующим образом:

Материал по теме: Как рассчитать окупаемость бизнеса

Деловое письмо на английском языке с переводом (образец оформления)

Такие письма необходимо составлять при сотрудничестве с иностранными компаниями, так как английский является международным языком. В целом их структура аналогична письмам на русском.

Сначала в верхнем левом углу указываются реквизиты отправителя в следующей последовательности:

В верхнем правом углу указываются реквизиты получателя, последовательность такая же, как и в предыдущем пункте. При этом знаки препинания нигде не ставятся.

Важно помнить, что при написании имени нужно использовать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс — незамужняя девушка), Mrs. (миссис — замужняя женщина; также используется если отправитель не уверен в статусе женщины).

Под реквизитами (спустя 3 строки отступа) располагается дата. Она может писаться несколькими способами: October 21, 2020; October 21st, 2020; 21 October, 2020; 21st October, 2020.

После основного текста в левом нижнем углу пишется фраза Your sincerely (Искренне ваш). Ниже идет подпись, под ней имя отправителя, внизу за ним указывается его должность. Причем здесь важно отметить, что если письмо написано мужчиной, то рядом с именем не требуется никаких пометок. Если женщина, то в скобках рядом с именем желательно указать: (Mrs.) или (Ms.).

При необходимости после этого внизу могут быть указаны приложения к письму. Для этого используется сокращение Enc или Encs (с английского Enclosures — приложения).

Пример делового письма на английском языке:

Деловое письмо о сотрудничестве (образец оформления)

Цель письма о сотрудничестве — заинтересовать потенциального партнера, сделать ему выгодное предложение.

В шапке документа обязательно указываются реквизиты отправителя (верхний левый угол) и получателя (верхний правый угол). При обращении к конкретному лицу лучше указать его должность и полные фамилию, имя, отчество. При обращении к широкой аудитории можно придумать информативный заголовок-обращение для привлечения внимания.

В самом тексте письма о сотрудничестве стоит прописать следующие моменты:

Пример делового письма о сотрудничестве:

Деловое письмо — просьба (образец оформления)

Такие варианты писем используются, если одной компании необходимо запросить услугу у другой. Например, нужно получить сведения о продукции/услугах, увидеть образцы товара, согласовать какие-либо действия и т.д.

Начало такого документа аналогично другим: прописывается шапка с реквизитами отправителя и получателя. Далее идет обращение к конкретному лицу или целой организации.

После чего следует «тело» письма. В нем важно указать причину и цель обращения, а также непосредственно просьбу. Последняя должна быть высказана с использованием производной формы от слова «просить»: Просим вас, Обращаемся с просьбой и т.д. Следует использовать вежливую форму обращения, можно включить небольшой комплимент в начале просьбы: Зная Ваши широкие возможности, Учитывая Ваш профессионализм и т.д.

Гарантийное деловое письмо (образец оформления)

Гарантийным письмом называют письменный способ подтверждения выполнения обязательств или условий в конкретный срок и в нужном объеме.

Внешняя форма такого документа аналогична предыдущим: шапка с реквизитами сторон, основной текст, заключение (с ФИО представителя организации, его должностью и подписью).

Но в гарантийном письме важно уделить внимание основному содержанию. Нужно конкретно описать, какие обязанности/услуги и т.д. должны быть выполнены, в какой срок, какая за них будет оплата и другие необходимые в конкретных случаях условия.

Письмо партнерам (образец оформления)

В письмах партнерам, как правило, сообщается какая-либо информация, касающаяся дел совместного ведения. Например, о продлении сотрудничества, об истечении действия договора и т.д.

Структура такого письма будет типичной: шапка с реквизитами, обращение к конкретному лицу или организации, «тело» документа с указанием необходимой информации и заключение с указанием должности, ФИО и подписи представителя компании.

Письмо обращение (образец оформления)

Обращение необходимо для мотивации его получателя выполнить какое-либо действие действие, оказать услугу или рассмотреть какой-либо вопрос. С помощью таких писем можно запросить информацию, донести ее до заинтересованного лица, попросить о рассмотрении предложения или о проведении определенных процедур.

Структура такого документа типична. Основное отличие обращения в том, что оно должно быть мотивировано, в нем должна содержатся информация о том, куда, кому и для чего оно направлено, а также чего хочет автор.

Письмо руководителю (образец оформления)

Подобные документы могут содержать:

Отправлять такое письмо может не только сотрудник компании, но и физическое лицо, например, в адрес директора при недовольстве продукцией. В таком случае важно четко и доказательно излагать свои мысли.

Составляются такие письма аналогично предыдущим.

Письмо в компанию (образец оформления)

Сюда можно включить любую переписку юридических лиц и граждан. Они могут содержать просьбы, жалобы, требования и т.д.

Особой структурой не обладают и составляются по обычным стандартам.

Письмо контрагенту (образец оформления) (автору — краткое описание, что это и описание оформления)

Как правило, они касаются уточнения каких-либо рабочих моментов, потому как партнерские отношения между контрагентами уже налажены. Такие письма могут содержать обсуждение сроков доставки и оплаты товаров, информирование о смене реквизитов и т.д.

Правила написания делового письма

При написании деловых писем есть определенные стандарты оформления, которых лучше придерживаться:

Структура делового письма

«Шапка» документа регламентируется ГОСТом: рекомендуется размещать реквизиты отправителя в верхнем левом углу, получателя — в правом верхнем.

Реквизиты состоят из:

После идет заголовок: извещение, уведомление, поздравление и т.д.

За ним вступление, которое должно начинаться со слов: «Уважаемый(ая) + (обращение по имени, отчеству)». Далее основная часть, где раскрывается суть вопроса/проблемы. После этого подводится итог и, возможно, выносится возможное решение проблемы.

В конце ставится должность, ФИО, подпись, можно написать контактные данные.

Виды деловых писем

Основные ошибки в оформлении делового письма

В качестве основных ошибок выделяют:

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

https://youtube.com/watch?v=3075PNUSgAc%3Ffeature%3Doembed

Видео по этикету в деловой переписке

Также официальное письмо должно быть:

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Примеры писем на Английском:

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

образец делового письма на Английском

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Деловое письмо о сотрудничестве

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Пример написания письма-просьбы

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Гарантийное деловое письмо

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

Обычно с помощью этого вида переписки:

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

Шаблон прикреплен ниже.

Письмо руководителю (образец оформления)

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Образец письма в компанию

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Образец письма контрагенту

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

В первую группу попадают:

Во вторую включают:

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

основные ошибки при составлении делового письма

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Аделя вз
Оцените автора
Бизнес Идея
Добавить комментарий