ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ- что это и как использовать?

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. ) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

В конце XIX века крупный русский физиолог Введенский Николай Евгеньевич как-то сказал: «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев, директор центрального института труда (ЦИТ), развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени.
Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». В одной из статей, «Время строит аэропланы», Платон Михайлович наглядно показал взаимосвязь между эффективным использованием времени и разгильдяйством:

На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 часов, до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил:

— Сколько человек в зале?

— Тысячи три с половиной.

— Среди них много слесарей, токарей, модельщиков?

— Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей.

Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал:

— Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана.

Мы прождали еще «с пол-аэроплана», и только тогда заседание началось.

Однако в 1926 Лига была закрыта. И в первую очередь это произошло вследствие того, что всё рациональное было превращено в фарс. Агитаторы сами превратились в хронофагов, так как их «метода» лишь увеличивала время выполнения работы рабочими и служащими. В дополнение, агитация «перекинулась» в том числе и на частную личную жизнь.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева: хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление, как основа личной эффективности; хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

Управление рабочим временем

Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,
где Ф — фонд рабочего времени, мин;
Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Кп = Пз/Ф,
где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Кп = По/Ф,
где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т. п.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени (Хронофаги)— нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20).

Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

Оперативное планирование деятельности исполнителей

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25—30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Управление свободным временем

В настоящее время существует множество школ тайм-менеджмента. Классическое обучение проводится по следующим темам:

• Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. — М.: Инфра-М, 2006
• Кинан К. Самоменеджмент. — М.: Эксмо, 2006

Адаптироваться к рабочему ритму сейчас вынуждены и те, кто из-за отмены режима самоизоляции вернулся в офис, и те, кто привыкает к новому, удаленному формату труда

Сервисы Storytel, Bookmate и ЛитРес предлагают подборку электронных и аудиокниг по тайм-менеджменту, которые помогут не погрязнуть в вечном аврале, наладить внутреннюю дисциплину, спокойно взглянуть на предстоящие планы и привести в порядок мысли.

Книги по тайм-менеджменту:

«Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург

Обложка книги «Прокрастинация. Первая помощь»

Склонность откладывать дела на потом — это не всегда прокрастинация. Иногда вы выбираете посмотреть сериал, когда хорошо бы заняться важной работой, и это нормально. Но если вы хронически делаете все в последний момент и испытываете из-за этого дискомфорт, то имеет смысл разобраться в проблеме: начните с руководства голландских психологов Тани ван Эссен и Хенри Шувенбурга.

«Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло

Франческо Чирилло — тот самый человек, который придумал известную на весь мир методику продуктивности «по Помидору». В своей книге он подробно рассказывает, как концентрироваться на сложных задачах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою деятельность и укладываться в поставленные сроки без стрессов и переутомлений.

Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

Обложка книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

В течение двадцати лет Дэвид Аллен, популярный теоретик продуктивности, создавал уникальную методику управления временем. Из его книги можно узнать, как эффективно работать с информацией, планировать и контролировать работу и как быстро отделять главное от второстепенного, а еще навести порядок в собственных мыслях.

«Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан

Обложка книги «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха»

Чтобы добиться большого успеха, нужно уметь отделять зерна от плевел. Келлер и Папазан рассказывают, как расставлять приоритеты, развенчивают мифы вокруг могущественности нашей силы воли и помогают не бояться брать ответственность за свою жизнь в свои руки. Авторы «Начни с главного» не только наставляют читателя, но и предостерегают его от главных воров продуктивности, среди которых, кстати, нет прокрастинации.

«Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис

Один из ведущих мировых специалистов по Канбан Доминика Деграндис, считает, что продуктивность работы можно увеличить с помощью техник визуализации. В своей книге она рассказывает, как выявить главных расхитителей времени, оптимизировать рабочий процесс и повлиять на решение начальства. Если работаете в IT-сфере, читать обязательно.

Сборник «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review

Сборник статей Harvard Business Review охватывает все грани продуктивности: не только планирование дня, но и умение фокусироваться, поиск мотивации и искусство говорить «нет» лишней работе. Всего 34 статьи в шести разделах, где помимо глав «Инвентаризация», «Планирование дня», «Фокус», «Мотивация» и «Поездки», есть не менее важный — «Отдых».

«Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон

Практическое руководство о том, как перестать жалеть об упущенном времени, взять себя в руки и начать действовать. Автор без лишних рассуждений дает набор правил, как находить баланс между важными делами и вниманием к самому себе. Аудиокнига дает возможность оценить себя со стороны, составить список собственных привычек и начать меняться к лучшему. Уилсон предлагает чек-лист по дисциплине, который поможет понять, что у вас уже есть, а что стоит добавить и усовершенствовать.

«Самодисциплина 2. Как не проспать свою жизнь», Владимир Якуба

«Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты», Ольга Баранова, Елена Погодичева

Бизнес-тренеры, преподаватели ведущих российских вузов Елена Погодичева и Ольга Баранова предлагают пристально присмотреться к своей жизни и отсечь лишние хлопоты. Авторы объясняют все процессы с помощью науки и приводят примеры реальных участников их тренингов по управлению временем. Аудиокнига похожа на сессию с личным коучем: нет длинных текстов и лишней «воды» — кратко, понятно, легко. Авторы говорят, что надо делать, чтобы добиться результата, и сразу объясняют, как именно к этому прийти.

Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон

Стивен Кови и Стив Джонсон считают, что четкое планирование может избавить от цейтнота и переутомления. Авторы дают несложные, но очень действенные советы, как структурировать дела и правильно расставить приоритеты, а также объясняют, как придерживаться установленного порядка.

«Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил», Ирина Корчагина

В книге перечислены правила, которые помогают организовать свое время — не стоять на месте и одновременно не надрываться. Автор предлагает после каждого из них проделать закрепляющее упражнение, пройти тест или выполнить задание для решения повседневных задач. Аудиокнига поможет привести свои мысли в порядок, научиться управлять чувствами и эмоциями, правильно планировать, оценивать собственные ресурсы и начать реализовывать все задуманное.

«Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного», Александр Фридман

Из книги Александра Фридмана, лучшего российского эксперта по регулярному менеджменту, можно узнать, как перенастроить бизнес-процессы и перевести корпоративный механизм в режим максимальной производительности. Автор дает четкие, пошаговые инструкции, выполнять которые несложно, а результат от их соблюдения проявляется очень скоро.

Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», Атул Гаванде

Хирург и профессор Гарвардского университета прославляет списки, инструкции и рецепты. Продуманные, последовательные действия полезны всем: от пилотов и врачей до архитекторов, планирующих небоскребы, и рестораторов, закупающих продукты. Гаванде рассказывает, как профессионалы используют чек-листы, и убеждает, что неудачам чаще сопутствует наша нерасторопность, чем незнание.

«Bullet Journal метод. Переосмысли прошлое, упорядочи настоящее, спроектируй будущее», Райдер Кэрролл

Эта книга научит вести ежедневник максимально продуктивно. Автор объяснит, как из рукописных заметок сделать понятную и запоминающуюся структуру, которая разгрузит голову от множества мыслей и поможет правильно распределить силы, время и внимание в течение дня.

«Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц

Психолог-консультант по позитивной психологии, известный блогер Мария Хайнц объединяет лучшее, что есть в позитивной психологии и тайм-менеджменте. Она дает слушателям инструмент, с которым даже самый занятой человек может стать счастливым. Хайнц предлагает интересный подход к постановке собственных целей — учитывать настроение, состояние, текущий ритм, ценности и влияние на другие аспекты своей жизни. Чтобы все успевать и всего добиться, необходимо быть счастливым здесь и сейчас. Любопытно и безусловно полезно в наше достаточно нервное время.

«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Основная мысль книги состоит в том, что всем нам надо научиться давать себе передышки и расслабляться. Эта аудиокнига — для тех, кто перегружен делами, постоянно находится в режиме дедлайна и пытается все успеть. Авторы объясняют, что «неделание» — это не синоним «бездействия». Но обыкновенный вдох и небольшой отдых могут значительно повысить продуктивность и эффективность человека, а также сделать его счастливым и гармоничным.

«Без суеты. Как перестать спешить и начать жить», Карл Оноре

В последние годы, а особенно в последние месяцы движение Slow Life обретает все больше поклонников, что неудивительно: во время карантина многие взглянули на свою жизнь совершенно по-другому. Оноре в своей книге объясняет, почему люди, которые научились жить «медленной жизнью», значительно повысили ее качество. Но главная идея в том, что «медленный» не значит «неработающий». Чтобы быть внешне быстрым, необходимо быть внутри медленным — спокойным, рассудительным — и получать удовольствие от каждой минуты жизни.

«Найди время. Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп, Джон Зерацки

Джейк Кнапп и Джон Зерацки, придумавшие знаменитые «дизайнерские спринты» в Google, рассказывают, как находить время на действительно важные вещи — будь то общение с близкими, изучение иностранного языка или написание романа.

«Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди

Время — это ограниченный ресурс каждого человека, и надо научиться его ценить и максимально эффективно использовать. Автор адресует свою книгу предпринимателям, но на самом деле его советы будут полезны всем. Как организовать свои дела, принимать решения, завершать начатое и обязательно оставлять время на отдых.

«Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», Дэниел Пинк

Большинство людей не «жаворонки», но и не «совы», сиеста повышает работоспособность, а школьное расписание необходимо пересмотреть. В своем бестселлере Дэниел Пинк объясняет влияние светового дня на человеческий организм, учит, как правильно приниматься за новые дела и помогает определить время суток, в котором вы максимально продуктивны.

«Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд

Обложка книги «Scrum. Революционный метод управления проектами»

Scrum — уникальная методика, разработанная американским программистом Джеффом Сазерлендом и ставшая основным принципом работы в большинстве технологичных компаний мира. Благодаря книге, каждый научится делать проекты в разы быстрее и эффективнее, затрачивая при этом меньше ресурсов. Обязательно к прочтению специалистами, работающими в IT-сфере.

«Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения времени», Реджина Лидс

Обложка книги «Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения времени»

Реджина Лидс, консультант по созданию комфортного жизненного пространства, уверена, что всего восемь минут ежедневно достаточно для поддержания чистоты и порядка в доме. В ее книге представлены простые и действенные советы, по изменению и преображению собственного жилища.

Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому. Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему.

«Время — деньги. Автобиография», Бенджамин Франклин

Обложка книги «Время — деньги. Автобиография»

Естествоиспытатель, дипломат, один из отцов-основателей США, увековеченный на купюре достоинством $100, в своей автобиографии Франклин описывает главные заповеди буржуазии, называет 13 добродетелей, которые помогут достичь счастья, и учит тому, как прожить жизнь не зря.

«Верхние Этажи. Книга ежедневных побед», Алекс Новак

Обложка книги «Верхние Этажи. Книга ежедневных побед»

Летопись большого эксперимента над самим собой: Алекс Новак пробует добавлять в свой режим по одной полезной привычке в день и записывает, что из этого выходит. Интервальное голодание, медитация, комплименты знакомым три раза в сутки и еще 57 заданий, — каждое из них автор пытается выполнять в течение двух месяцев без выходных, срывается, но твердо возвращается к намеченному плану.

Тайм-менеджмент – одна из тех техник, которая важна для каждого, кто хочет успеть выполнить все дела и сделать день наиболее продуктивным. Она помогает тем, у кого завал на работе и страдает правильная расстановка приоритетов.

Сегодня рассмотрим лучшие сервисы для эффективного тайм-менеджмента. Они помогут выполнить максимальное количество задач и провести все встречи, что были запланированы.

Toggl

Первый сервис в нашем списке – Toggl. Это отличный рабочий трекер.

Его можно использовать для командных случаев, например, когда нужно отследить эффективность сотрудников. Дополнительно к этому можно формировать отчеты и настроить их автоматическую отправку.

Стоимость: есть бесплатная версия

Официальная страница: Toggle

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

RescueTime

RescueTime – это профессиональный анализатор, который отслеживает, что пользователь делает в течение дня и на основе этого дает рекомендации – помогает распределить время наиболее эффективно. Если вы будете решать одну задачу чересчур долго, то приложение начнет присылать уведомления. Также RescueTime способен предоставлять детальные отчеты и выставлять оценки эффективности.

Стоимость: есть бесплатная пробная версия, платная – от $9 в месяц

Официальная страница: RescueTime

Asana

Стоимость: есть бесплатная версия, премиум-пакеты для коллективов начинаются от $10.99

Официальная страница: Asana

Lovi. link

Lovi.link – еще не покоривший сердца сервис, но уже тот, который должен быть у каждого, кто регулярно ходит на встречи или созванивается с клиентами в Zoom.

Пока он доступен только по предзаказу, но я уже успел им воспользоваться в бета-режиме.

Сначала стоит рассказать о работе с ним. Тут все предельно просто: достаточно настроить календарь под себя – отметить свободные даты для встреч. Когда календарь будет создан, им можно поделиться в виде ссылки либо разместить на сайте. В последующем пользователи, с которыми вы сотрудничаете, смогут выбрать дату для встречи – она тут же появится в календаре.

Сами встречи в календаре адаптируются под часовой пояс, например, если вы свободны в 12 часов по Москве, то у пользователей из других регионов будет отображаться корректное для них время.

Стоимость: сервис доступен по предзаказу – для всех пользователей, оформивших предзаказ, будет доступен премиум-аккаунт на 6 месяцев бесплатно

Официальная страница: Lovi.link

Trello

Trello – пожалуй, один из самых популярных сервисов для работы над проектами. Его основная цель – создать наиболее благоприятную среду для участников одной команды. Работает он следующим образом: создается задача, например «Разработка приложения». В ней для каждого из участников ставятся цели, которые он должен достичь. После выполнения участник помечает задачу выполненной.

Также Trello может подойти и для личного использования благодаря особому функционалу в виде канбан-доски с карточками. Карточки можно перетаскивать, менять приоритеты и исполнителей, если речь идет о команде. Дополнительно есть возможность комментирования, добавления описаний и вложений.

Стоимость: есть бесплатная версия, расширенная версия – от $5

Официальная страница: Trello

Jira

Еще один сервис для организации работы – Jira. Это довольно известный инструмент в компаниях, которые занимаются разработкой ПО. В то же время это одних из самых мощных инструментов, хоть и не самый простой в освоении.

С помощью Jira команды могут планировать, назначать и отслеживать работу, создавать отчеты. Сервис также позволяет объединяться для любой работы: от agile-разработки ПО и поддержки клиентов до организации стартапов и крупных предприятий.

Стоимость: бесплатно для команды до 10 пользователей, для больших команд – от $7.50

Официальная страница: Jira

Notion

Когда нужно быстро накидать заметку или законспектировать выводы встречи, воспользуйтесь этим сервисом. С его помощью можно хранить практически любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды и даже таблицы. При этом данные можно структурировать, а работать с текстами разрешено напрямую через сервис. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей.

Стоимость: есть бесплатная версия, про-аккаунт можно приобрести от $4 и выше

Официальная страница: Notion

Focus@will

Стоимость: от $7.49 в месяц

Basecamp

Basecamp – отличный инструмент для небольших команд. Он содержит несколько инструментов: панель сообщений, общий чат, планировщик и календарь, библиотеку документов и файлов. В отличие от Asana и Trello, Basecamp уделяет внимание командной коммуникации.

Работа в Basecamp проходит в едином пространстве, где размещены общие задачи и чат компании, команды и проекты. Во вкладке компании размещены общие элементы, относящиеся ко всей команде, а вкладка «Команды» содержит элементы, относящиеся к работе определенного отдела.

Стоимость: есть бесплатная 30-дневная версия, платная начинается от $99 в месяц

Официальная страница: Basecamp

Freedom

Данный сервис заслуживает отдельного внимания и отлично подойдет для тех, кто часто отвлекается на социальные сети и другие сервисы. Freedom позволяет блокировать любые сайты или отдельные приложения. Пользователь может выбрать время блокировки или настроить автоматические сеансы по расписанию. Если боитесь «сорваться» и открыть доступ, то просто включайте заблокированный режим на заданный период.

Как говорят разработчики, с помощью сервиса можно не просто закрыть доступ к сайтам, но и избавиться от вредных привычек – например, не тратить свободное время на соцсети.

При необходимости в Freedom можно вовсе перекрыть доступ к интернету. Сервис доступен на Mac, Windows, Linux, Android, iOS и ChromeOS. При использовании браузерных расширений можно просматривать статистику длительности посещений определенных сайтов и настраивать лимиты на посещение.

Официальная страница: Freedom

Заключение

Тайм-менеджмент – это возможность улучшить результативность работы, учебы, планирования. Сегодня мы рассмотрели ряд популярных сервисов, которые этому способствуют. Благодаря им можно удобно распределить задачи, наладить коммуникацию между сотрудниками, организовать встречи и успеть много всего другого.

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. « Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.