КАК СОЗДАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ БИЗНЕС СИСТЕМУ?

 

В статье мы обсудим 6 шагов, которые требуются чтобы стать на рельсы системности:

1 шаг. Взглянуть на бизнес со стороны.

Невозможно изменить систему находясь внутри самой системы.

Чтобы увидеть дополнительные возможности развития, необходимо посмотреть на бизнес со стороны, а этому способствует – бизнес-модель.

Бизнес-модель – это «фундамент», который включает в себя картину бизнеса на одном листе бумаги и состоит из следующих подробно описанных пунктов:

Обязательно ответьте себе на эти вопросы письменно.

Для этого можно использовать шаблон А. Остервальдера.

Бизнес-модель – это как фундамент для дома, хорошее проектирование позволит вам построить небоскрёб.

2 шаг. Управление временем собственника

Вы Предприниматель, цените время и деньги. Вы сильно заняты и даже когда позволяете себе отдых, то мысли о бизнесе не отпускают Вас. Вас это устраивает, даже может нравится, но Вы понимаете, что уже некоторое время Ваш бизнес стоит на месте.

Уже нет тех ярких рывков, когда Вы могли вырасти в доходах в несколько раз. Вы пытаетесь что-то делать, использовать современные решения, социальные сети и рекламу, но всё это не то. Чего-то не хватает.

Чаще всего речь о нехватке времени, а точнее о том, как им управлять и на чём сосредотачивать своё внимание.

Результатом является освобождение времени Собственника для стратегических задач развития.

3 шаг. Учёт ключевых показателей.

Это оцифровка ключевых действий компании для контроля в реальном времени.

В табличной форме подробно описываем цепочки отношений с клиентом начиная с первой точки контакта до заключения сделки.

Прошу не путать с воронкой-продаж, так как идея данного инструмента включает в себе много сопутствующих, индивидуальных показателей, которые напрямую не связаны с продажей.

Теперь понятны узкие места, и они под контролем. Вы постоянно анализируете опережающие показатели в разрезе каждого дня и держите руку на пульсе.

Здесь есть первичная финансовая информация, которая даёт вам понимание как прошёл рабочий день и находитесь ли Вы в рамках месячного плана.

Благодаря этому инструменту мы обнаруживали много интересного: потери на сумму в 11 миллионов рублей о которых Собственник не знал; воровство; халатность; перерасход рекламного бюджета и причины кассовых разрывов.

4 шаг. Бизнес как процесс

Бизнес-процесс – это чёткие алгоритмы действий сотрудников от рутинных и бытовых, до производственных.

В этот раздел желательно добавить регламенты/инструкции и чек-листы. Это то, что даёт понимание следующего шага для каждого из участников вашего бизнеса. А самое главное, Вы контролируете всё это в реальном времени.

Как создать бизнес-процесс?

Шаг за шагом, «крупными мазками», запишите очерёдность действий совершаемых в вашей компании от момента производства продукта, до его продажи. Какие отделы участвуют в процессе, какую задачу выполняют и в какой последовательности.

Как создать регламент/инструкцию?

В первую очередь отталкивайтесь от здравого смысла. Не надо усложнять, создайте обычный файл в Word, где опишите существующую последовательность действий отдельно для каждой должности.

Это не так сложно, как кажется. Иногда достаточно походить за ключевым сотрудником пару дней, чтобы записать каждый его шаг.

Поделюсь с вами одним секретом в части формирования инструкций с нуля.

Когда я изучал Британские основы Управления, то на практике столкнулся со следующем инструментом “Scope of work” – его суть в том, что сотруднику даётся задание в свободной форме описать то, чем он занимается в организации.

Затем все действия требуется оценить по критериям частоты исполнения: редко, часто, средне и по показателям рутинности: нейтрально, рутина, интересно.

Чтобы получить полноценный регламент должности собранные данные надо оформить в виде удобного к прочтению документа и добавить к нему:

А также всё, что посчитаете сильно важным с учётом вашей деятельности.

Как создать чек-лист?

Чек-лист используется там, где есть чёткая и неизменная последовательность (рутина), которая не требует никаких творческих составляющих. Речь о действиях, которые регулярно повторяются и их можно отмечать галочками после выполнения.

Однажды, в качестве эксперимента, я по чек-листу самостоятельно сделал кальян, которым остались довольны гости. Ранее я никогда прежде не делал кальяны. Это является подтверждением, что чек-лист сделан правильно. Ниже представлен тот самый чек-лист ( форма).

Теперь при найме нового сотрудника на адаптацию будет уходить меньше времени, потому что всё что ему нужно знать расписано в созданных инструкциях.

Идеально, если описанные пункты «зашиты» в какую-нибудь CRM-систему. Но это отдельная тема для разговора.

5 шаг. Мотивация к действию

Мотивация — это неизменный стимул продаж, при котором важно настроить систему таким образом, что сотрудники зарабатывают только тогда, когда их действия выгодны Вам.

Используйте систему рангов в связке с материальной и нематериальной мотивацией.

Используете трёхэтапную систему вознаграждений с планом продаж

Проценты указаны для примера, но в тех случаях, когда сотрудники имеют возможность стимулировать продажи — это соотношение является одним из самых эффективных.

Попробуйте внедрить данную систему мотивации хотя бы у одного сотрудника и посмотрите, как изменятся его показатели эффективности.

Обязательно просчитайте вознаграждение так, чтобы оно было выгодно не только сотрудникам, но и вам.

6 шаг. Базовый финансовый учёт

Если упростить — это планирование движения и распределения денежных средств, т.е. расходов и доходов.

Наша задача чётко знать сколько средств вам понадобится в будущем и исключить кассовые разрывы, т.е. моменты, когда деньги сильно нужны, а их нет.

Существует несколько подходов к формированию учёта и самым передовым из них я считаю систему, когда Вы на основе анализа прогнозируете свои расходы и доходы на длительный период, а затем откладываете нужные суммы в качестве резерва.

Как настроить финансовый учёт? – Создать финансовую модель организации.

1. Анализируя данные прошлых периодов следует выделить

2. Чётко рассчитать и обозначить свою точку безубыточности.

3. Создать резервы, куда ежемесячно или даже еженедельно, будут происходить отчисления из чистой прибыли согласно потребностям будущих периодов.

Это всё делается чтобы в будущем полностью исключить кассовые разрывы, иметь деньги на развитие и прекратить удивляться «неожиданным» расходам.

Именно на этом шаге, Вы получаете уверенность в будущем вашего бизнеса, появляется чувство спокойствия и надёжности. Это именно то, чего многим из нас не хватает.

Если у вас нет данных за прошлые годы работы, то вам понадобится расчётная финансовая модель. Это инструмент, который требует отдельного внимания и создаётся на основе аналитических данных, которые приходится собирать из разных источников.

Внешне модель выглядит как громоздкая таблица с детальным планированием деятельности по месяцам на долгосрочный период. Создаётся она как для новых бизнесов, так и для существующих, с целью планирования, оценки рентабельности и эффективности.

Как внедрить эти шаги в вашем бизнесе?

Все эти шаги были основой при работе с тем самым бизнесом №1 в России, который не просто собрал все награды на всероссийских отраслевых конкурсах, но и подтверждает свою исключительность уже третий год.

Теперь у вас есть последовательность и чёткие шаги. И самое важное, чтобы у вас получилось их внедрить.

Что это такое?

Если бизнес — это автомобиль тесла, то аналитика — планшет на приборной панели. Он сам не управляет машиной, но как без него обойтись решительно непонятно.

Это красиво, удобно и таким грех не понтануться. А еще:

К сожалению, до сих пор не существует универсальной CRM, которая бы включила в себя весь бизнес. Такие вещи делают под ключ за несколько сотен тысяч долларов.

И чтобы не бегать, как дурачок по всей компании с линейками, транспортирами и тахикардией — все это интегрируется в одну систему аналитики. Все под рукой сию секунду, автоматически и наглядно. Со смартфона, планшета или компа. Реально можно будет лежать на пляже и все видеть.

Бизнес – это:

1. Процессы. С какой конверсией менеджеры продают, какой процент подписчиков кликает на рекламу и сколько посылок доезжает до клиента в некондиции

2. Ресурсы. Деньги, сырье, электричество, упаковка, люди и т.д.

3. Время. Как быстро клиенту отвечают на заявку, количество закупленного рабочего времени и сколько времени сырье в реакторе превращается в крем.

4. Прибыль. Доход на единицу продукции, на единицу менеджеров и сколько надо вернуть в основные средства

5. Активы. Все то, что компания приобретает, но напрямую от этого прибыль не получает. Подписчики в инсте, обучение сотрудников и отзывы на картах.

В любой лаборатории измерительных приборов примерно столько же, сколько и оборудования для экспериментов. А чем бизнес хуже?

Нахлебник — он не просто напрасно получает деньги. Как бы не так. Он генерирует отрицательный результат. Показывает плохой пример, отвлекает других сотрудников, нарушает бизнес-процессы. Как вражеский диверсант — делает все, что угодно, ради уничтожения вашей компании.

Хватит это терпеть!

Нужны отчеты, которые видят все. И эти “все” знают, что их видите и вы. Больше не прокатит спрятаться за спину друга, потеряться на фоне отдела, или даже просто порешать по-братски. Работать все-таки придется

Бизнес стоит ровно столько, сколько за него готовы заплатить. Точная стоимость компании и финансовая прозрачность — волшебный единорог. И инвестора просто найти, и кредит взять, и просто хвастаться перед друзьями.

Свое дело превращается в компьютерную игру. Отклик просто моментальный. Только принял какое-нибудь сюжетно важное решение и сразу показывается, как это повлияло на расклад сил. 2057 год, здравствуйте.

Кому нужна статистика

Аналитика не требуется только в одном случае — когда у вас нет компании. Во всех остальных — извините, но хозяйство требует администрации. Правда, если у вас микрокоманда до 10 человек, выручка до 50 тысяч долларов и амбиции не велят лишний раз шевелиться — гугл-таблички закроют все потребности

Шаг 1. Анализ

Выбрали цель, отрисовали бизнес-процессы, выпили валерьянки. Приступаем к сбору требований.

Шаг 3. Сбор требований

Необходимы интервью с непосредственными исполнителями — с руководителями отделов и сотрудниками. Лучше всего, если это будет делать сторонний человек, чтобы не было зашоренности внутренней кухней. Вообще, все описанные выше процессы — работа бизнес-аналитика.

Далее делаем сводные дашборды по отделам. И только после этого укрупняем до операционного и стратегического дашборда по всей компании. То есть начинаем строить систему снизу. Чтобы на выходе получить реальные цифры, рабочие отчеты с разными уровнями доступа для команды.

То есть: сколько продаж сейчас, сколько было продаж за период в графике, прогноз продаж на будущее тоже в графике и отдельно сравнение по менеджерам. И такая структура для всех важных показателей

Шаг 4. Проектирование

Перед вами сложная задача — «прочитать» большой объем информации за 5 секунд. Поэтому на дашборде не должно быть лишних цифр, которые можно убрать. Удаляйте таблицы. Все, что не определяется с первого взгляда — в помойку.

После формы объекта мозг обращает внимание на цвет. Они имеют даже большее значение, чем цифры. Палитра должна быть визуальной подсказкой. Чтобы не запутать пользователя, не берите много цветов. Идеальное количество — 1. Черный, белый, градации серого и один фирменный акцентный цвет

Не пренебрегайте этим этапом. В конце концов, как вы потом будете хвастаться непонятными табличками перед коллегами? 🙂

Шаг 5. Разработка

Настала пора обратиться к BI разработчику. У него на руках бизнес процессы, макеты всех страниц, dashboard canvas (это не мат, клянусь!). Также есть две светлые головы аналитика и дизайнера. Тогда дело пойдет быстрее. Свой первый проект мы делали примерно год. Спустя шесть зим на разработку уходит 2-3 месяца в среднем.

Задача BI разработчика — интегрировать все данные из разных отделов в Power BI, подключить коннекторы, при необходимости, и воплотить в жизнь задуманное. Здесь часто проект допиливается напильником, вычисляются косяки, вносятся правки и т.п.

Шаг 6. Внедрение

Цена зависит от дислокации компании. Считать будем на примере столицы.

Сумма заработный платы на разработку аналитики около $22k. Скорее всего еще будут ошибки, сервер, платы за ПО. Итог — $25-27k. Этот расчет действителен на сентябрь 2022 года для средней компании примерно из 4-х ключевых отделов (продажи, финансы, колл-центр, склад).

Через три-четыре месяца статистика превратится в бьющееся сердце компании. Без нее просто невозможно жить. Это удобно, черт возьми! Красиво, быстро и информативно.

Часто наши заказчики делают уж совсем неприличную вещь — покупают себе специально планшет, открывают на нем наши дашборды и едут под пальмы. Это не совсем “та самая” глянцевая картинка, но почти-почти вплотную.

Эксперт по проектированию архитектуры бизнес и ИТ-систем

Консультант по бизнес-процессам девелопмента и управления недвижимостью

Взлетит или нет? Типичные ошибки управления и ключ к их решению

Время конкуренции на уровне продуктов и услуг уходит в прошлое. В современном мире конкуренция смещается в плоскость бизнес-систем — всё больше собственников и менеджеров понимают, что главным источником устойчивого развития компании и стабильного роста финансовых результатов становится эффективная модель управления бизнесом. В деловом сообществе формируется осознание, что основа для построения таких моделей — это систематизированные, оптимизированные и правильно организованные бизнес-процессы. Однако подавляющее большинство компаний в попытке выстроить оптимальные бизнес-процессы и внедрить современные информационные системы для их автоматизации допускают одни и те же характерные ошибки.

Как «Бизнес Молодость» предпринимателей растила. Много об инструментах, но мало о системе

Феномен «Бизнес Молодости» состоит в том, что она открыла молодому поколению дорогу в мир предпринимательства, показала, что можно мыслить по-другому. Б М много сделала для популяризации идеи предпринимательства, однако качество и глубина знаний выпускников этой школы оставляли желать лучшего.

За 10 лет тренинги «Бизнес Молодости» прошли десятки тысяч людей, которые начали воплощать полученные знания на практике. Получалось не у всех. Кто-то пробовал себя в бизнесе, обжигался и возвращался обратно в найм. Кто-то стал работать на себя. А кому-то действительно удалось открыть свое дело, выстроить эффективный, системный бизнес и масштабировать его.

«Бизнес Молодость» – это не полноценное бизнес-образование, как в США.

В ней не преподавали фундаментальные дисциплины, ничего не говорили о системности и ответственности предпринимателя перед государством, контрагентами, наемными работниками, инвесторами. За это БМ справедливо критикуют.

БМ – это про идею, про трансформацию мышления, про волшебный пендель под зад, чтобы человек встал с дивана и начал что-то делать. Как работает налоговая система в стране, как вести бухгалтерский учет, как организовать производство, как настроить бизнес-процессы, как привлекать инвестиции и капитал – на эти вопросы БМ ответов не дает.

Принесла ли «Бизнес Молодость» благо российской экономике?

Я считаю, да. Она дала мощный толчок российскому предпринимательству. Через БМ за много лет прошли сотни миллионов рублей выручки. Не лучше ли было оставить лежать эти миллионы под матрасами, без движения?

БМ выполнила свою миссию по популяризации предпринимательства, однако полноценным бизнес-образованием так и не стала.

15 августа 2020 года социальные сети потрясла новость: Петр Осипов, сооснователь одного из самых известных бизнес-сообществ в России, поделился своим намерением закрыть «Бизнес Молодость».

Запустить бизнес на 10 000 р. не выйдет в 99,9 % случаев

Бизнес – это система, которая в состоянии приносить своему владельцу регулярный доход, желательно без его участия в операционной деятельности. Собственник вкладывает в бизнес ресурсы, покупает время и труд других людей, делегирует обязанности и организует дело так, чтобы оно приносило доход.

Вот некоторые навыки и качества, которыми должен обладать начинающий предприниматель:

Самозанятость ≠ бизнес.

Когда человек сам ищет себе заказы, сам делает сайт на конструкторе, сам отвечает на телефонные звонки, сам ходит в налоговую – это не бизнес, а работа на себя. Хотя человек может быть даже зарегистрирован как ИП.

Впрочем, бизнес нередко начинается с самозанятости. Человек какое-то время работает на компанию, набирается опыта и связей, а затем решает уйти в свободное плавание. Сначала он неизбежно тащит на себе всю операционку и только при достижении определенного порога выручки начинает искать помощников и выстраивать процессы.

Чтобы заработать, нужно суметь продать. Если лично вы не умеете продавать, то стартовать с небольшим капиталом будет трудно.

Уже на самом старте новички сталкиваются с проблемами